Управленческая отчетность: виды, формы, состав отчетности

Управленческая отчетность — это инструмент бизнес-анализа, который позволяет менеджерам организации на всех уровнях выявлять, отслеживать и измерять ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы оценивать эффективность бизнеса в соответствии с заранее определенными целями. Как правило, управленческая отчетность входят в число внутренних отчетов, которые руководители высшего звена используют для принятия управленческих решений, чтобы повысить организационную эффективность. Существуют разные виды управленческой отчетности, например, внешние и внутренние отчеты.

Рассмотрим основные виды управленческой отчетности:

Аналитические отчеты – этот вид отчетности предполагает использование количественных и качественных данных для анализа и оценки эффективности стратегий организации. Аналитические отчеты могут предоставить оценки и тенденции для улучшения процесса принятия решений и бизнес-инноваций.

Внутренние отчеты – цель внутренних отчетов состоит в том, чтобы сообщать о управленческих задачах. Внутренние отчеты должны соответствовать установленным корпоративным стандартам и обычно готовятся для всех уровней управления.

Операционные отчеты – предназначены для мониторинга работы или производительности различных показателей. Подготовка данных отчетов как правило происходит ежедневно, ежемесячно или еженедельно. Руководство компании может использовать информацию, представленную в операционных отчетах для минимизации затрат, повышения эффективности бизнеса, выявления тенденций и улучшения повседневных операций организации.

Выбор метода управленческой отчетности зависит от размера, характера и типа данных. Предлагаем рассмотреть доступные методы управленческой отчетности:

Визуальный отчет – это отчет, информацию в котором представляют в графической форме. В результате менеджеры могут легко анализировать данные. Например, можно использовать для подготовки визуальных отчетов гистограммы, круговые диаграммы и т. д.

Письменный отчет – это письменная форма отчета, в который как правило включают таблицы, схемы, коэффициенты и официальные финансовые данные.

Устный отчет – это проведение групповых обсуждений, конференций и встреч для передачи важной информации. Как правило, менеджмент использует устные отчеты для подготовки к формированию стратегии развития компании, и/или решения проблем, связанных с управлением организацией.

На практике, не существует фиксированного формата управленческой отчетности, и компания может включать соответствующие элементы в зависимости от требований руководства компании. Однако на практике, управленческая отчетность компании охватывает финансовые и операционные показатели, такие как бюджет доходов и расходов, движение денежных средств, производительность персонала, рентабельность, оценка инвестиционного проекта и т. д. В общем все то, что могло бы отражать и отслеживать ключевые показатели эффективности сегментированных отделов, сотрудников и проектов. С целью максимизации эффективности бизнеса мы рекомендуем нашим клиентам следовать трем этапам составления управленческого отчета.

Этап 1. Определение показателей. Прежде чем приступить к составлению отчетности, необходимо провести обследование компании, определить ключевые показатели, отражающие эффективность работы сотрудника, подразделения, компании в целом. Для этого попробуйте ответить на вопросы:

• Какая «конечная» цель отчета?
• Какие данные необходимо анализировать?
• Для какой аудитории предназначен отчет?
• Как участвует в принятии управленческих решений?

Например, в качестве показателей оценки эффективности бизнеса и осуществления контроллинга можно включить: плановые/фактические затраты на ресурс; плановое/фактическое количество простоев; плановое/фактическое исполнение бюджета; плановое/фактическое исполнение плана продаж. Используйте эти примеры, чтобы перейти к следующему этапу.

Этап 2. Структурирование данных. На данном этапе перечисляется вся информация, которую менеджмент компании согласовал для включения в управленческую отчетность (включая, форматы управленческой отчетности), после чего формируется структура отчета (например, финансовые показатели (P&L, CF, BS), операционные показатели (например, объем производства и качество продукции, загрузка автотранспорта, снабжение, сбыт, реализация), аналитика по заказам покупателей, заказам поставщикам, ценам, остаткам, графики продаж; инвестиционные показатели и т.д. Никто не хочет видеть неорганизованный формат отчета, особенно когда речь идет о такой сложной вещи, как управленческий отчет. Итак, определитесь с установленным форматом, в котором вся информация будет располагаться логично, переходим к формированию отчета.

Этап 3. Формирование отчета. На третьем этапе при помощи имеющихся инструментов осуществляется формирование отчета и визуализации данных (Power Point, Power BI, 1С:Аналитика). Определитесь с составом управленческой отчетности, что входит в отчет для руководства компании. Например, в состав управленческой отчетности можно включить: отчет о финансовых результатах (прибылях-убытках); отчет о движении денежных средств (ОДДС); управленческий баланс; план-факт анализ, сравнение динамики бюджета с прошлым годом; отчёт о транспортных расходах; отчёт о продаже; отчёт о маржинальной прибыли (убытках); отчёт о коммерческих и управленческих расходах; отчёт о заработной плате; отчёт о производственном браке; отчет движения и остатков товара; учет кассовым методом и методом начисления, динамика дебиторской и кредиторской задолженности; распределение косвенных затрат и расчет себестоимости; ведение раздельного учета по ГОЗ, требований 275-ФЗ, 44-ФЗ, 223-ФЗ, Постановления от 19.01.1998 г. N 47 (в том числе в формате электронного документа отчета ЕИС ГОЗ) и т.д.

Управленческая отчетность использует данные, собранные из нескольких отделов, подразделений и центров затрат внутри компании, с помощью EPR и CPM-систем для облегчения процессов принятия решений. С помощью системы управленческого учета менеджеры компании могут принять четко сформулированное и основанное на данных решение. Рассмотрим наиболее распространенные системы управленческого учета при помощи, которых компании управляют своими бизнес-процессами: системы учета затрат, системы управления запасами, системы учета затрат и системы оптимизации цен. Все перечисленные системы управленческого учета в основном нацелены на мониторинг затрат, связанных с производством товаров и услуг. Помимо традиционного учета затрат, системы управленческого учета также включают учет пропускной способности, бережливый учет и трансфертные цены. Если компания не использует ни одну из учетных систем, риски столкнуться с завышенными ценами на товары или снижением прибыли возрастают.

Сделайте цели, ключевые результаты и KPI понятными для целевой аудитории: обычно в бизнесе больше одного руководителя, и они отвечают за разные структурные подразделения, поэтому вы должны выбрать целевые показатели и данные для разных руководителей и сделать так, чтобы уверен, что вы показываете то, что они хотят знать.

Освойте навыки визуализации данных и эффективно используйте диаграммы: визуализация данных — это хороший способ наглядно показать ваши данные, лидер может почувствовать волну данных, разобраться в ситуации и выработать соответствующие стратегии. Правильное использование диаграмм может сделать вашу управленческую отчетность более профессиональной и понятной.

Предоставляйте данные в режиме реального времени: данные в реальном времени, которые соответствуют отображаемым вами показателям, очень важны. В нормальных условиях вам нужно достаточно времени, чтобы сделать отчет, и это приведет к временному разрыву, когда руководитель получит данные, что, вероятно, приведет к некоторым заблуждениям и повлияет на его оценку реальной ситуации. Поэтому лучшее решение — предоставить руководителю данные в режиме реального времени, чтобы избежать информационного пробела.

Позаботьтесь об эффекте презентации мобильной отчетности: вы должны знать, что лидеры обычно заняты в командировках, поэтому будет отлично, если вы сможете представить свою отчетность на их мобильном телефоне, что позволит им найти проблемы в любое время и в любом месте и приложить усилия. давления со стороны руководства, для продвижения бизнеса.

Независимо от размера и характера вашего бизнеса, мы можем удовлетворить все ваши потребности в организации управленческого учета, от подготовки годовой и периодической консолидированной управленческой отчетности до ведения управленческого учета «под ключ».

Чтобы заказать составление управленческой отчетности «1С:БухОбслуживание» на постоянной или разовой основе, вы можете направить запрос на предоставление технико-коммерческого предложения (ТКП) по электронной почте 1С:БухОбслуживание «Центр бухгалтерских услуг «GL Group Consulting» – 1cbo@glgroup.su или позвонить по телефону 8 (800) 555-96-20 – консультация бухгалтера бесплатно!